TERMS & CONDITIONS
WYNONA ELISE
Februari 2023
Wynona Elise Bakker
De Perponcherstraat 22A2
2518 SV Den Haag
Algemene voorwaarden van WYNONA ELISE | NL
1. Definities
In deze Algemene Voorwaarden wordt verstaan onder: Aw: Auteurswet 1912
Het Werk: het door de Fotograaf vervaardigde eindproduct waarin elementen van bewegende beelden zijn verwerkt, één en ander als bedoeld in artikel 10 lid 1 sub 9 Aw, althans artikel 10 lid 1 sub 10 Aw.
Videograaf / Fotograaf: Wynona Elise Bakker - Wynona Elise tevens gebruiker van deze algemene voorwaarden en opdrachtnemer, hierna: Fotograaf. 6:231 BW.
Wederpartij: de wederpartij in de zin van art. 6:231 BW die met Fotograaf een Hoofdovereenkomst heeft gesloten.
Hoofdovereenkomst: de Overeenkomst van opdracht zoals gesloten door Fotograaf en Wederpartij waarbij Fotograaf opdracht krijgt ten behoeve van Wederpartij het Werk te vervaardigen.
Gebruik: verveelvoudiging en/of openbaarmaking in de zin van artikel 1 jo. 12 en 13 Aw.
Offerte: alle aanbiedingen van fotograaf aan (rechts)personen waarmee beoogd wordt een overeenkomst aan te gaan.
Annuleren: beëindiging of ontbinding van de overeenkomst.
Schriftelijk: waar in deze algemene voorwaarden wordt gesproken van 'schriftelijk', wordt tevens bedoeld elektronische communicatie zoals e-mail, mits de identiteit van de afzender en de authenticiteit van de communicatie voldoende vaststaat. De bewijslast betreffende ontvangst van elektronische communicatie ligt te allen tijde bij opdrachtgever.
2. Toepassing
Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle rechtsbetrekkingen tussen een Fotograaf en een Wederpartij, inclusief offertes, opdrachtbevestigingen en mondelinge of schriftelijke overeenkomsten, ook na het beëindigen van een overeenkomst, tenzij partijen schriftelijk en uitdrukkelijk van deze voorwaarden zijn afgeweken.
3. Vergoeding
3.1 Indien partijen geen vergoeding zijn overeengekomen, bepaalt de Fotograaf eenzijdig en naar redelijkheid en billijkheid de vergoeding, waarbij rekening gehouden wordt met de omvang en de reikwijdte van het door de Wederpartij gewenste gebruik van het werk.
3.2 Het voorgaande is van overeenkomstige toepassing op eventuele meerwerkkosten. 3.3. Indien en voor zover het Werk zou kwalificeren als een filmwerk als bedoeld in Hoofdstuk V van de Auteurswet, draagt Wederpartij, voor zover van toepassing, zorg voor het voldoen van een proportionele billijke vergoeding aan de makers als bedoeld in art 45d lid 2 Aw.
3.4. Aan Wederpartij komt geen recht toe om de in het vorige lid bedoelde vergoeding te verhalen op de Fotograaf.
3.5 Wederpartij vrijwaart Fotograaf voor alle aanspraken van derden die voortvloeien uit, of verband houden met betalingen van, of aanspraken op de proportionele billijke vergoeding als bedoeld in art. 45d lid 2 Aw en stelt Fotograaf dienaangaande schadeloos.
4. Offerte, factuur en betaling
4.1. Fotograaf doet een schriftelijk aanbod door middel van een offerte.
4.2 Aanvaarding van het aanbod geschiedt schriftelijk. Na of bij aanvaarding zal tussen partijen een schriftelijke overeenkomst worden opgesteld.
4.3 Tenzij anders overeengekomen, verliest het aanbod haar geldigheid 14 dagen na de datum waarop de fotograaf het aanbod deed.
4.4 Betaling dient te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum.
4.5 Indien de Fotograaf het verschuldigde bedrag niet binnen de in 4.1 bedoelde termijn heeft ontvangen, is de Wederpartij de wettelijke rente te vermeerderen met 2% verschuldigd over het factuurbedrag.
4.6 Indien de Wederpartij in verzuim is of op andere wijze tekortgeschoten in de nakoming van één of meer van zijn verplichtingen, een inbreuk op auteursrecht daaronder begrepen, dan komen alle kosten die de Fotograaf ter verkrijging van voldoening in en buiten rechte voor rekening van de Wederpartij.
4.7 Geen enkel gebruik van het werk op welke wijze dan ook is toegestaan, zolang de Wederpartij enige uitstaande factuur van de Fotograaf nog niet heeft voldaan.
4.8 Prijsopgaven, voorstellen en tarieven in offertes kunnen wijzigen door (onvoorziene) veranderingen, prijsstijgingen of verandering van werkzaamheden van de Fotograaf.
4.9 Door akkoord te gaan met de offerte verklaart u tevens akkoord te gaan met de algemene voorwaarden.
4.10 Bij bruiloften geldt een aanbetaling van 25-30% op alle werkzaamheden, de resterende 70-75% dient uiterlijk 1 week voor de productie betaald te zijn.
4.11 Draaidagen zijn op basis van een dagdeel (hele of halve dag) filmen en aanwezigheid op locatie. Extra uren tijdens een opnamedag kunnen worden afgenomen tegen 150,- per uur. Indien er meer crewleden benodigd zijn wordt dit van tevoren afgesproken tegen een eventuele meerprijs.
4.12 Offertes van Fotograaf zijn gebaseerd op de informatie die door de opdrachtgever is verstrekt. Alle offertes zijn vrijblijvend tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is vermeld. Prijzen genoemd op de offerte zijn inclusief btw.
4.13 Indien er na de ingeschatte kostenraming toch nog additionele wensen zijn van de opdrachtgever, worden deze als extra uren berekend op basis van een vast uurtarief, bovenop het in de offerte afgesproken factuurbedrag, tenzij anders is overeengekomen. Wijzigingen in de opdracht tijdens of na productie kunnen invloed hebben op de eindprijs.
4.14 De door Fotograaf bij de offerte verstrekte gegevens, ideeën, voorgestelde uitwerkingen etc, blijven het eigendom van Fotograaf en zijn, voor zover van toepassing, auteursrechtelijk beschermd; de Opdrachtgever is niet bevoegd deze aan derden kenbaar te maken.
4.15 Fotograaf hanteert een vergoeding van 0,35 (incl. BTW) per gereden km vanaf Den Haag.
5. Klachten
Klachten inzake het geleverde werk dienen zo spoedig mogelijk, doch in ieder geval binnen tien werkdagen na levering van de werken schriftelijk/per mail aan de Fotograaf te worden medegedeeld. De Fotograaf heeft het recht binnen redelijke termijn alsnog goed werk voor afgekeurd werk te leveren, tenzij dit tot onevenredige schade voor de Wederpartij zou leiden.
6. Opdracht
6.1 De Wederpartij maakt specifieke wensen die van belang zijn voor de uitvoering van de opdracht schriftelijk kenbaar bij de fotograaf en wel tijdig voor aanvang van de opdracht.
6.2 De Fotograaf voert de opdracht uit naar eigen technisch en creatief inzicht en spant zich daarbij in om tegemoet te komen aan specifieke wensen van de Wederpartij als bedoeld in het vorige lid.
6.3 De opdracht is ten alle tijde aan te merken als een inspanningsverbintenis, niet zijnde een resultaatsverbintenis.
6.4 Wijzigingen in de opdracht door de Wederpartij om welke reden dan ook, komen voor rekening van de Wederpartij en zullen door de Fotograaf slechts worden uitgevoerd na aparte offerte van meerkosten die door de Wederpartij voor akkoord is ondertekend en aan de Fotograaf is geretourneerd.
6.5 In geval van annulering van een opdrachtovereenkomst door de Wederpartij op welk moment dan ook en om welke reden dan ook, heeft de Fotograaf recht op de overeengekomen vergoeding. Ingeval van annulering is de niet-professionele opdrachtgever enkel verschuldigd een naar redelijkheid vast te stellen deel van de vergoeding waarbij rekening wordt gehouden met de reeds verrichte werkzaamheden.
7. Levering
7.1 Bestanden worden aangeleverd in het overeengekomen formaat en bestandstype.
7.2 De levertijden van Fotograaf zijn geschatte levertijden. Fotograaf doet haar best alle content voor bruiloften binnen uiterlijk 12 weken af te leveren. Het is mogelijk dat dit uitloopt in een druk seizoen, en indien dat het geval is zal zij dit spoedig laten weten en een nieuwe opleverdatum doorgeven.
7.3 De films levert Fotograaf aan via een online galerij en/of online download links.
7.4 Fotograaf levert haar beelden af in haar eigen stijl. Op zowel de visuele stijl als de selectie van het desbetreffende beeldmateriaal heeft de opdrachtgever geen invloed.
7.5 Fotograaf is nimmer verantwoordelijk voor het voldoen aan alle wensen van het bruidspaar. Zij doet haar best alle gewenste beelden te vangen en op te leveren maar behoudt zich het risico van eventuele (externe) omstandigheden die dit bemoeilijken.
7.6 Dronebeelden en shoots op specifieke buitenlocaties kunnen alleen plaatsvinden indien de omstandigheden zoals het weer en veiligheid dit toelaten. Fotograaf is niet verantwoordelijk voor het niet slagen van dronebeelden indien omstandigheden dit niet toelaten.
7.7 Indien door onvoorziene omstandigheden Fotograaf niet in staat is de opdracht zelf uit te voeren, zal zij haar best doen een vervangende videograaf met een vergelijkbare stijl aan te dragen.
7.8 Indien er klachten zijn of de Opdrachtgever ontevreden is met het aangeleverde resultaat, is er één revisieronde mogelijk met benodigde aanpassingen. Elke volgende revisieronde is mogelijk tegen een meerprijs van 650,- waarbij rekening gehouden wordt met verdere aanpassingen, nieuwe wensen of kritiek van de opdrachtgever.
8. Ziekte/overmacht
8.1 De Fotograaf is niet aansprakelijk voor het niet of niet-tijdig nakomen van zijn verplichtingen als gevolg van overmacht.
8.2 Onder overmacht wordt verstaan, naast hetgeen daaromtrent in de wet en jurisprudentie wordt begrepen, alle van buiten komende oorzaken, voorzien of niet voorzien, waarop de Fotograaf geen invloed kan uitoefenen en waardoor hij niet in staat is zijn verplichtingen na te komen, daaronder begrepen, maar niet uitsluitend, ziekte en tijdelijke en blijvende arbeidsongeschiktheid.
8.3 Ingeval van overmacht kunnen de verplichtingen van de Fotograaf, in overleg met de opdrachtgever, worden overgenomen door een collega-Fotograaf. Deze wordt aangewezen door de Fotograaf.
8.4 Indien de Fotograaf bij het intreden van de overmacht al gedeeltelijk aan zijn verplichtingen heeft voldaan of slechts gedeeltelijk aan zijn verplichtingen zal kunnen voldoen, is hij gerechtigd het reeds geleverde deel van de diensten inclusief de gemaakte onkosten afzonderlijk te factureren en is de opdrachtgever gehouden deze factuur te voldoen.
9. Auteursrecht
Het auteursrecht op het Werk berust bij de fotograaf.
10. Licentie
10.1 Toestemming voor gebruik van het Werk door de Wederpartij wordt uitsluitend schriftelijk en voorafgaand verleend in de vorm van een licentie zoals die naar aard en omvang door de Fotograaf is omschreven in de offerte en/of de opdrachtbevestiging en/of de daarop toeziende factuur.
10.2 Indien omtrent de omvang van de licentie niets is bepaald, geldt dat deze nimmer meer omvat dan het recht tot éénmalig gebruik, in ongewijzigde vorm, ten behoeve van een doel, oplage en wijze zoals partijen bij het aangaan van de overeenkomst conform het begrip van de Fotograaf, hebben bedoeld.
10.3 Exclusieve exploitatie moet altijd expliciet schriftelijk overeen worden gekomen en valt niet onder het in artikel 10.2 genoemde exploitatierecht.
10.4 Het is de Wederpartij niet toegestaan het in dit artikel omschreven exploitatierecht over te dragen aan derden behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van de Fotograaf.
10.5 Tenzij anders overeengekomen, is de Wederpartij niet bevoegd om sub-licenties te verlenen aan derden.
11. Inbreuk op auteursrecht
11.1 Elk gebruik van het Werk dat niet is overeengekomen, wordt beschouwd als een inbreuk op het auteursrecht van de Fotograaf.
11.2 Bij inbreuk komt de Fotograaf een vergoeding toe ter hoogte van tenminste driemaal de door de Fotograaf gebruikelijk gehanteerde licentievergoeding voor een dergelijke vorm van gebruik.
11.3 De Fotograaf heeft ten alle tijden het recht zijn overige geleden schade op de inbreukmaker te verhalen, waaronder begrepen het recht op vergoeding van alle directe en indirecte schade, en alle daadwerkelijk gemaakte gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten.
12. Naamsvermelding en Persoonlijkheidsrechten
12.1 De naam van de Fotograaf dient duidelijk bij een gebruikt Werk te worden vermeld, of met een verwijzing naar het Werk in de publicatie te worden opgenomen.
12.2 De Wederpartij neemt bij de verveelvoudiging en openbaarmaking van een Werk te allen tijde de persoonlijkheidsrechten van de fotograaf conform artikel 25 lid 1 sub c en d Aw in acht.
12.3 Voor iedere inbreuk op de aan de Fotograaf toekomende persoonlijkheidsrechten ex artikel 25 Auteurswet, waaronder het recht op naamsvermelding, is de Wederpartij een vergoeding verschuldigd van tenminste 100% van de door de Fotograaf gebruikelijk gehanteerde licentievergoeding.
12.4 De Fotograaf heeft ten alle tijden het recht zijn overige geleden schade op de inbreukmaker te verhalen, waaronder begrepen het recht op vergoeding van alle directe en indirecte schade, en alle daadwerkelijk gemaakte gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten.
12.5 De beelden van de Fotograaf mogen gedeeld worden voor eigen gebruik. Nimmer mogen de beelden bewerkt worden. Onder duidelijke naamsvermelding van de Fotograaf mogen de desbetreffende beelden online geplaatst worden. Nimmer mogen de beelden bewerkt worden op een andere manier dan de Fotograaf ze geleverd heeft. Het opnieuw bijsnijden, filters of photoshop effecten toepassen is niet toegestaan.
13. Aansprakelijkheid en rechten van derden
13.1 De Fotograaf is bevoegd deze Overeenkomst aan te gaan en voornoemde Licentie te verlenen.
13.2 De Fotograaf is jegens de Wederpartij niet aansprakelijk voor aanspraken van derden en/of schade voortvloeiend uit de exploitatie en openbaarmaking van het Werk, tenzij er sprake is van grove schuld of opzet aan de zijde van de Fotograaf.
13.3 De aansprakelijkheid van Fotograaf is in elk geval beperkt tot de hoogte van het factuurbedrag, dan wel, indien en voor zover er sprake is van een verzekerd schadevoorval, tot de hoogte van de onder de verzekering feitelijk uitgekeerde somma.
13.4 In het geval een derde partij de Fotograaf op welke grond dan ook aanspreekt terzake schade die verband houdt met of voortvloeit uit het werk, zal de opdrachtgever de Fotograaf dienaangaande vrijwaren en volledig schadeloosstellen.
13.5 Beide partijen verplichten zich om de verkregen informatie over de andere partij vertrouwelijk te behandelen. De informatie dient op geen enkele manier aan derden te worden verschaft, tenzij hiervoor door één der partijen nadrukkelijk en schriftelijk toestemming isverleend.
13.6 Fotograaf zal haar werkzaamheden naar beste kunnen verrichten en daarbij de zorgvuldigheid in acht nemen die van haar mag worden verwacht. Indien een fout gemaakt wordt doordat de opdrachtgever haar onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt, is Fotograaf voor de daardoor ontstane schade niet aansprakelijk.
13.7 Fotograaf is niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor de inhoud van door Opdrachtgever aangeleverd informatie.
13.8 De aansprakelijkheid van Fotograaf is beperkt tot het bedrag dat in het desbetreffende geval onder de afgesloten bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering wordt uitgekeerd. Fotograaf mag de verplichting tot vergoeding van de schade verrekenen met de niet betaalde facturen en daaruit voortvloeiende rente en kosten. De opdrachtgever is aansprakelijk voor alle schade die Fotograaf mocht lijden ten gevolge van een aan Opdrachtgever toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de verplichtingen voortvloeiende uit de overeenkomst en deze voorwaarden.
13.9 Voornoemde limiteringen van aansprakelijkheid zijn niet van toepassing indien er sprake is van grove schuld of opzet door Fotograaf.
13.10 Fotograaf is niet verantwoordelijk voor het verloren gaan van bestanden die de Fotograaf aan opdrachtgever geleverd heeft.
13.11 Fotograaf gaat vertrouwelijk om met de persoonlijke gegevens zoals naam, adres, email en telefoonnummer. De persoonlijke gegevens worden niet aan derden bekend gemaakt, verkocht of verhuurd.
13.12 Ruwe beelden, zowel foto’s als video’s, levert Fotograaf niet uit. Er wordt geen RAW-materiaal (zowel audio, foto’s of video) afgeleverd. Fotograaf zal nimmer alle gemaakte beelden of onbewerkte bestanden aanleveren. Fotograaf behoudt zich het recht alleen de door haar geselecteerde en nabewerkte beelden af te leveren.
13.13 De klant geeft Fotograaf toestemming om diens beelden (foto’s en videomateriaal, de volledige highlight en eventuele documentaire film) na publicatie te mogen vertonen op haar website portfolio, blogs of social media ten behoeve van promotionele doeleinden. Tenzij uitdrukkelijk anders afgesproken of schriftelijk bezwaar is gedeeld, mag zij dit online plaatsen en mag zij communiceren over de samenwerking.
14. Faillissement/surseance
Zowel de Fotograaf als de Wederpartij hebben het recht de overeenkomst onmiddellijk te beëindigen in geval van faillissement of surseance van betaling van de andere partij. In geval van faillissement van de Wederpartij heeft de Fotograaf het recht de verstrekte licentie te beëindigen.
15. Rechts- en forumkeuze
15.1 Alle gevallen waarin deze Algemene Voorwaarden van toepassing zijn, worden beheerst door Nederlands recht.
15.2 Ieder geschil met betrekking tot de tekst en uitleg van deze Algemene Voorwaarden en een rechtsbetrekking tussen de Fotograaf en de Wederpartij, zal worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland.
DuPho. | Dutch Professional Photographers
Piet Heinkade 181-K 1019 HC Amsterdam
© DuPho voor Wynona Elise. Feb 2023
Aanvullende voorwaarden.
Wijziging datum
Bij wijziging van de trouwdatum minder dan 90 dagen voor de geplande datum wordt 20% van het overeengekomen bedrag in rekening gebracht als aanvullend honorarium. De reden hiervoor is dat Fotograaf de betreffende datum vrij houdt en eventueel andere opdrachten heeft moeten afwijzen.
Annulering
De opdracht kan door u of de opdrachtgever (=wederpartij) tot het aantal overeengekomen dagen voor de trouwdatum kosteloos geannuleerd worden. Bij annulering tussen 150 en 90 dagen voor de trouwdatum wordt 50% van het overeengekomen bedrag in rekening gebracht. Bij annulering minder dan 90 dagen voor de trouwdatum is de wederpartij het volledige voor de opdracht overeengekomen bedrag aan Fotograaf verschuldigd.
Ziekte: indien Fotograaf wegens ziekte of ander lichamelijk letsel niet in de gelegenheid is om de bruiloft te fotograferen, is hij niet aansprakelijk voor eventueel geleden (financiële) schade en/of gemaakte kosten. In dergelijke situatie stelt Fotograaf de wederpartij zo spoedig mogelijk van het probleem op de hoogte en helpt met het zoeken naar een vervangende fotograaf, die een soortgelijke stijl van fotografie hanteert en de werkzaamheden tegen dezelfde voorwaarden namens Fotograaf zal verrichten. Indien er geen vervangende fotograaf beschikbaar is en Fotograaf derhalve de opdracht moet annuleren, ontvangt de wederpartij de gedane aanbetaling terug van Fotograaf.
Aard van de reportage
Ondanks de ervaring van Fotograaf en het feit dat Fotograaf zich in zal spannen om aan alle wensen te voldoen, kan Fotograaf gezien de aard van een trouwreportage niet garanderen dat aan alle vooraf aangegeven wensen op fotogebied (groepsfoto’s, foto’s van individuen, bepaalde momenten etc.) kan worden voldaan, of dat ieder moment (al dan niet spontaan) kan worden vastgelegd. Fotograaf sluit iedere aansprakelijkheid uit voor de gevolgen van het ontbreken van bepaalde momenten op beeld.
Technische problemen
Fotograaf zal alle redelijke maatregelen treffen om de risico’s op technische problemen zoveel mogelijk te beperken. Bij technische problemen is Fotograaf niet aansprakelijk voor eventueel geleden schade en/of gemaakte kosten. Mocht alles mis gaan en er totaal geen foto’s beschikbaar zijn dan is de wederpartij geen kosten aan Fotograaf verschuldigd.
Overmacht
In geval van overmacht, bijvoorbeeld maar niet uitsluitend, bij externe oorzaken zoals brand, diefstal of een defecte geheugenkaart is iedere aansprakelijkheid van Fotograaf uitgesloten.
Beeldselectie
De beeldselectie van de bruiloftsreportage wordt door Fotograaf gedaan. Niet gebruikt materiaal wordt na betaling factuur verwijderd en is in een later stadium niet opvraagbaar of opeisbaar. Digitale bestanden worden in het overeengekomen formaat aangeleverd.
Akkoord producten
Verzoeken ten aanzien van of kleine wijzigingen in de opgeleverde producten, dienen binnen 30 dagen na oplevering kenbaar gemaakt of verzocht te worden waarna Fotograaf deze –voor zover mogelijk en redelijk- zal uitvoeren. Indien Fotograaf binnen deze termijn geen verzoeken hiertoe heeft ontvangen gaat hij ervan uit dat de wederpartij akkoord is met het opgeleverde en zullen eventueel daarop gebaseerde producten besteld worden.
Auteursrechten
Het auteursrecht op de foto’s berust bij Fotograaf. De wederpartij mag de foto’s onbeperkt gebruiken voor privé doeleinden. Omgekeerd mag Fotograaf de beelden gebruiken voor eigen zakelijke promotie en acquisitie. Zo zullen de beelden onder meer onderdeel uit mogen maken van zijn portfolio, op de website geplaatst worden, voor Awards worden ingestuurd en gebruikt worden op social media.
Betaling
Bij aanvaarding van de opdracht vraagt Fotograaf om aanbetaling van het overeengekomen bedrag.
Bij volledige betaling van de factuur zal Fotograaf de beelden leveren. Indien de facturen niet betaald zijn, mag Fotograaf levering van de beelden weigeren en mogen de beelden niet gebruikt worden.
General terms and conditions
of WYNONA ELISE | ENGLISH
1. Definitions
In these General Terms & Conditions the following terms have the meanings referred to: Aw: Copyright Act [Auteurswet] 1912
Photographic Work: photographic works as referred to in Article 10, section 1, subsection 9 of the Aw, or other works covered by the Aw that can be equated with said photographic works.
Photographer: the user as defined by Book 6, Article 231 of the Dutch Civil Code. Other Party: the other party as defined by Book 6, Article 231 of the Dutch Civil Code. Usage: copying and/or publication as defined by Article 1 in conjunction with Articles 12 and 13 of the Aw.
Videographer / Photographer: Wynona Elise Bakker - Wynona Elise also user of these general terms and conditions and contractor, hereinafter: Photographer. 6:231 DUTCH CIVIL CODE.
Counter Party: the other party within the meaning of Art. 6:231 Civil Code who has entered into a Main Agreement with Photographer.
Main Agreement: the Contract as concluded by Photographer and the Counter Party whereby Photographer is commissioned to produce the Work on behalf of the Counter Party.
Use: reproduction and/or publication within the meaning of Article 1 in conjunction with Articles 12 and 13 Aw.
Quotation: all offers by the Photographer to (legal) persons with whom it is intended to enter into an agreement.
Cancellation: termination or dissolution of the agreement.
Written: where these general terms and conditions refer to 'in writing', this also includes electronic communication such as e-mail, provided that the identity of the sender and the authenticity of the communication are sufficiently certain. The burden of proof regarding receipt of electronic communication shall at all times lie with the client.
2. Application
These General Terms and Conditions apply to all legal relationships between a Photographer and Other Party, including offers, confirmations of assignments and oral or written agreements, even after the termination of an agreement, unless the parties have explicitly deviated from these Terms and Conditions in writing.
3. Price
3.1 If the parties have not agreed a price, the Photographer will fix the price in a reasonable and fair way, bearing in mind the scope and extent of the desired usage of the work by the Other Party.
3.2 Necessary costs and/or additional work must be paid by the Other Party.
4. Invoice and payment
4.1. Photographer makes a written offer through a quotation.
4.2 Acceptance of the offer shall be in writing. After or upon acceptance, a written agreement will be drawn up between the parties.
4.3 Unless otherwise agreed, the offer loses its validity 14 days after the date on which the photographer made the offer.
4.4 Payment shall be made within 14 days of the invoice date.
4.5 If the Photographer has not received the amount due within the period specified in 4.1 above, the Other Party shall owe the statutory interest plus 2% on the invoice amount.
4.6 If the Other Party is in default or has failed in any other way to fulfill one or more of its obligations, including any infringement of copyright, then all judicial and extrajudicial costs incurred by the Photographer to obtain satisfaction shall be paid by the Other Party.
4.7 No use of the Work in any way whatsoever is permitted until the Other Party has paid any outstanding invoice from the Photographer.
4.8 Quotations, proposals and rates in quotations may change due to (unforeseen) changes, price increases or changes in the work of the Photographer.
4.9 By agreeing to the quotation, you also declare that you agree to the General Terms and Conditions.
4.11 For weddings, a deposit of 25-30% on all work applies, the remaining 70-75% must be paid no later than 1 week before the production.
4.12 Shooting days are based on half-day (full or half-day) filming and presence on location. Additional hours during a shooting day can be purchased at 150,- per hour. If more crew members are required, this will be agreed in advance at a possible additional cost.
4.13 Quotations by Photographer are based on the information provided by the client. All quotations are without obligation unless expressly stated otherwise in writing. Prices quoted in the offer include VAT.
4.14 If, after the estimated cost estimate, there are still additional wishes from the client, these will be charged as extra hours based on a fixed hourly rate, in addition to the invoice amount agreed in the offer, unless otherwise agreed. Changes to the commission during or after production may affect the final price.
4.15 The data, ideas, proposed elaborations etc. supplied by the Photographer with the offer remain the property of the Photographer and, where applicable, are protected by copyright; the Customer is not entitled to disclose them to third parties.
4.16 Photographer charges a fee of 0.35 (incl. VAT) per kilometre driven from The Hague.
5. Complaints
Complaints concerning work supplied should be communicated to the Photographer in writing/by email as soon as possible and in any event within ten working days of delivery. The Photographer has the right to substitute good work for rejected work within a reasonable period, unless this would cause disproportionate damage to the Counter Party.
6. Commission
6.1 The Other Party shall submit specific wishes relevant to the execution of the commission in writing to the Photographer in good time before the start of the commission.
6.2 The Photographer shall carry out the commission in accordance with his own technical and creative insight and shall make every effort to meet specific wishes of the Other Party as referred to in the previous paragraph.
6.3 The commission is at all times to be regarded as an obligation to perform to the best of one's ability, not as an obligation to achieve a certain result.
6.4 Changes to the commission by the Other Party for whatever reason shall be at the expense of the Other Party and shall only be carried out by the Photographer after a separate offer of additional costs has been signed for approval by the Other Party and returned to the Photographer.
6.5 If a commission contract is cancelled by the Other Party at any time and for any reason whatsoever, the Photographer is entitled to the agreed payment. In the event of cancellation, the non-professional client is only liable for a part of the payment, to be reasonably determined taking into account the work already carried out.
7. Delivery
7.1 Files shall be delivered in the agreed format and file type.
7.2 The delivery times of Photographer are estimated delivery times. Photographer will do her best to deliver all content for weddings within 12 weeks at the latest. It is possible that this may run out in a busy season, and if so, she will let you know as soon as possible and provide a new delivery date.
7.3 Photographer delivers the films via an online gallery and/or online download links.
7.4 Photographer delivers her images in her own style. Both the visual style and the selection of the relevant image material are beyond the control of the client.
7.5 Photographer is never responsible for meeting all the wishes of the bride and groom. She shall do her best to capture and deliver all desired images but reserves the risk of any (external) circumstances that make this difficult.
7.6 Drone images and shoots at specific outdoor locations can only take place if conditions such as weather and safety allow. Photographer is not responsible for unsuccessful drone images if circumstances do not allow it.
7.7 If due to unforeseen circumstances Photographer is unable to carry out the assignment herself, she will do her best to propose a substitute videographer with a similar style.
7.8 If there are complaints or the Client is dissatisfied with the delivered result, one revision round is possible with necessary adjustments. Any subsequent revision round is possible at an additional cost of 650,- taking into account further adjustments, new wishes or criticism from the Client.
8. Illness/Force majeure
8.1 The Photographer is not liable for the non-performance or late performance of his obligations as a result of force majeure.
8.2 In addition to its definition in the law and jurisprudence, force majeure is defined as all external causes, whether anticipated or not, over which the Photographer has no control and which prevent him from fulfilling his obligations, including but not limited to illness and temporary or permanent disability.
8.3 In the event of force majeure, the obligations of the Photographer may be taken over by a fellow Photographer in consultation with the client. Such a person shall be appointed by the Photographer.
8.4 If the Photographer has already fulfilled part of his obligations when force majeure occurs, or will only be able to fulfil part of his obligations, he is entitled to invoice separately that part of the services already supplied, including expenses incurred, and the customer is obliged to pay this invoice.
9. Copyright
9.1 The copyright to the Work belongs to and stays with the photographer.
10. Licence
10.1 Permission to use the Work by the Other Party is only granted in writing and in advance in the form of a licence the nature and scope of which is described by the Photographer in the offer and/or the confirmation of the commission and/or the related invoice.
10.2 The bride and groom receive a licence for the images and films they receive. The images received may not be transferred to third parties. The bride and groom may do what they like with the images, as long as they do not use them commercially. The copyright remains with Photographer. The Photographer retains the right to submit the photos to competitions, to use them for its (online) portfolio or social media to promote its work.
10.3 If the scope of the licence is not specified, it shall never exceed the right to one single use, in unaltered form, for a purpose, circulation and manner as intended by the parties at the time they enter into the agreement, in accordance with the understanding of the Photographer.
10.4 Exclusive exploitation must always be explicitly agreed in writing and does not fall under the exploitation right mentioned in article 10.2.
10.5 The Other Party is not permitted to transfer the Exploitation Rights described in this article to third parties without the prior written consent of the Photographer.
10.6 Unless otherwise agreed, the Other Party is not entitled to grant sub-licences to third parties.
11. Infringement of copyright
11.1 Each unauthorised use of the Work is deemed to be an infringement of the Photographer's copyright.
11.2 Any infringement entitles the Photographer to claim compensation equal to at least three times the licence fee usually charged by the Photographer for such type of use.
11.3 The Photographer is at all times entitled to recover all other damages from the infringer, including the right to compensation for all direct and indirect damages and all judicial and extra-judicial costs actually incurred.
12. Attribution and Rights of Personality
12.1 The name of the Photographer shall be clearly mentioned with a used Work, or included with a reference to the Work in the publication.
12.2 When reproducing and publishing a Work, the Other Party shall always observe the moral rights of the Photographer in accordance with Article 25(1)(c) and (d) Aw.
12.3 For each infringement of the moral rights vested in the Photographer by section 25 Aw, including the right to mention his name, the Other Party shall owe a compensation of at least 100% of the licence fee usually charged by the Photographer.
12.4 The Photographer is at all times entitled to recover any other damages from the infringer, including the right to compensation for all direct and indirect damages and all judicial and extra-judicial costs actually incurred.
12.5 The Photographer's images may be shared for personal use. The images may never be manipulated. Under clear mention of the videographer's name, the relevant images may be placed online. Under no circumstances may the images be edited in any way other than that supplied by the Photographer. Re-cutting, applying filters or photoshop effects is not permitted.
13. Liability and rights of third parties
13.1 The Photographer is authorised to enter into this Agreement and grant the aforementioned licence.
13.2 The Photographer is not liable to the Other Party for claims by third parties and/or damages resulting from the exploitation and publication of the Work, except in the case of gross negligence or wilful misconduct on the part of the Photographer.
13.3 The liability of the Photographer is in any case limited to the amount of the invoice, or, if and insofar as there are insured damages, to the amount of the sum actually paid out under the insurance policy.
13.4 In the event that a third party sues the Photographer on any grounds whatsoever for damages relating to or arising from the work, the client shall indemnify the Photographer and compensate him in full.
13.5 Both parties undertake to treat the information obtained about the other party as confidential. This information shall not be disclosed to third parties in any way whatsoever, unless expressly agreed to in writing by one of the parties.
13.6 The Photographer shall carry out his work to the best of his ability, exercising the care which may be expected of him. If a mistake is made because the client has supplied it with false or incomplete information, the Photographer is not liable for any damages resulting from this.
13.7 The Photographer is not responsible or liable for the content of information supplied by the Customer.
13.8 The liability of the Photographer is limited to the amount paid out in the relevant case under the professional liability insurance taken out. Photographer may set off the obligation to compensate damages against unpaid invoices and resulting interest and costs. The Client is liable for all damages suffered by the Photographer as a result of a breach in the performance of the obligations under the agreement and these Terms and Conditions that is attributable to the Client.
13.9 The above limitations of liability do not apply in the case of gross negligence or wilful misconduct by the Photographer.
13.10 The Photographer is not responsible for the loss of files supplied by the Photographer to the client.
13.11 Photographer shall treat personal data such as name, address, email and telephone number confidentially. Personal data will not be disclosed, sold or rented to third parties.
13.12 Raw images, both photographs and videos, Photographer does not supply. No RAW material (either audio, photographs or video) will be delivered. Photographer will never deliver all images or raw files. Photographer reserves the right to deliver only the images he has selected and post-processed.
13.13 The customer gives the Photographer permission to show his images (photographs and video material, the full highlight and any documentary film) after publication on his website portfolio, blogs or social media for promotional purposes. Unless expressly agreed otherwise or written objection has been shared, it may post this online and communicate about the collaboration.
14. Bankruptcy/suspension of payment
Both the Photographer and the Other Party have the right to terminate the agreement immediately in the event of bankruptcy or suspension of payment of the other party. In case of bankruptcy of the Counter Party, the Photographer has the right to terminate the licence granted.
15. Choice of law and forum
15.1 All matters governed by these General Terms and Conditions shall be governed by Dutch law.
15.2 Any dispute concerning the wording and explanation of these General Terms and Conditions and a legal relationship between the Photographer and the Other Party shall be brought before the court with relevant jurisdiction in the Netherlands.
DuPho. | Dutch Professional Photographers
Piet Heinkade 181-K 1019 HC Amsterdam
© DuPho voor Wynona Elise. Feb 2023
Additional conditions.
Date change
If the wedding date is changed less than 90 days before the planned date, 20% of the agreed amount will be charged. This is because Photographer is keeping the date in question free and may have had to turn down other assignments.
Cancellation
The assignment can be cancelled free of charge by you or the client (=other party) up to the number of agreed days before the wedding date. In case of cancellation between 150 and 90 days before the wedding date, 50% of the agreed amount will be charged. In case of cancellation less than 90 days before the wedding date, the other party shall owe the Photographer the full amount agreed for the commission.
Illness
if Photographer is unable to photograph the wedding due to illness or other physical injury, he is not liable for any (financial) damages suffered and/or costs incurred. In such situation, Photographer shall inform the other party of the problem as soon as possible and assist in finding a substitute photographer, who has a similar style of photography and will carry out the work on behalf of Photographer on the same terms. If no replacement photographer is available and Photographer must therefore cancel the assignment, the Other Party shall receive a refund of the deposit made by Photographer.
Nature of the reportage
Despite the experience of the Photographer and the fact that the Photographer will make every effort to comply with all wishes, in view of the nature of a wedding reportage, the Photographer cannot guarantee that all previously stated wishes in the field of photography (group photos, photos of individuals, certain moments, etc.) can be met, or that every moment (spontaneous or otherwise) can be captured. Photographer excludes any liability for the consequences of missing certain moments in images.
Technical problems
Photographer shall take all reasonable measures to minimise the risks of technical problems. In case of technical problems, Photographer is not liable for any damages suffered and/or costs incurred. Should everything go wrong and no images are available at all, the Counter Party shall not owe any costs to Photographer.
Force majeure
In case of force majeure, for example but not limited to external causes such as fire, theft or a defective memory card, any liability of Photographer is excluded.
Image selection
The image selection of the wedding reportage is done by Photographer. Unused material will be removed after payment of the invoice and cannot be requested or claimed at a later stage. Digital files will be delivered in the agreed format.
Agreement products
Requests regarding or minor changes to the delivered products should be made known or requested within 30 days after delivery, after which Photographer shall carry them out - as far as possible and reasonable. If the Photographer has received no such requests within this period, he shall assume that the other party agrees with the products delivered and any products based on them shall be ordered.
Copyright
The copyright on the photographs belongs to Photographer. The Counter Party may use the photographs for private purposes without restriction. Conversely, Photographer may use the images for his own business promotion and acquisition. Among other things, the images will be allowed to be part of his portfolio, placed on the website, submitted for Awards and used on social media.
Payment
Upon acceptance of the assignment, Photographer requests a down payment of the agreed amount.
Upon full payment of the invoice, Photographer will deliver the images. If the invoices are not paid, Photographer may refuse delivery of the images and the images may not be used.